Kiedy spółdzienia lub zarządca nieruchomości powinien powołać Inspektora Ochrony Danych ( IOD ) ?
Kiedy obowiązek powołania IOD ?
Obowiązek powołania IOD precyzuje art.37 pkt.1 lit. b, c RODO. Wynika z niego wprost, że jeśli podmiot który "przetwarza dane osobowe na dużą skalę", jest zobowiązany powołać Inspektora Ochrony Danych. Wytyczne w tym zakresie wskazują, że 1000 lokali mieszkalnych / 2500 danych osobowych mieszkańców to próg, kiedy IOD jest wymagany. Jeśli ponadto spółdzielnia / zarządca posiada monitoring, który rejestruje video z kamer, wymóg powołania IOD może dotyczyć nawet małej spółdzielni / zarządcy nieruchomości. (UODO o monitoringu i obowiązkach RODO).
Monitoring, a RODO
Zapis video z kamer ( rejestrowanie wizerunku ) to niejednokrotnie skala przetwarzania danych osobowych znacznie większa, jak bieżące przetwarzanie danych mieszkańców w zasobach spółdzielni. Aby monitoring w mniejszym zakresie wpływał na skalę przetwarzania danych, należałoby zmniejszyć liczbę kamer lub skrócić czas zapisu i archiwizacji. Dla bezpieczeństwa nie warto jednak zmieniać tych parametrów lecz powołać IOD, który zapewni bezpieczeństwo danych. Przy okazji monitoringu warto pamiętać o ustawowym obowiązku poinformowania osób o rejestrowaniu ich wizerunku. To jeden z obowiązków powołanego IOD w spółdzielni / zarządcy nieruchomości.
Czy wymagany IOD - nasz audyt to potwierdzi
Aby obiektywnie ocenić czy wymagane jest powołanie IOD - należy przeprowadzić audyt. Nasz audyt jest bezpłatny. Przeprowadzony może być on zdalnie, np. telefonicznie. Opieramy się przy nim na danych funkcjonowania spółdzielni / zarządcy. Gdy wynik wykaże obowiązek powołania IOD - przedstawimy ofertę. Koszty usługi znacznie zmniejszamy oferując zdalną obsługę ( konsultacje, sporządzanie pism, korespondencja zlecona ) drogą mailową lub telefonicznie.
Zakres obowiązków powołanego IOD
Pełnienienia funkcji IOD w spółdzielni / zarządcy precyzuje Rozporządzenia RODO. Nasza oferta to m.in. praktyczna analiza istniejącej dokumentacji RODO u Administratora, uczestniczenie w przygotowaniu pism, prowadzenie bieżących konsultacji i szkoleń, pomoc w korespondencji Administratora z innymi podmiotami.
